Zásady ochrany osobních údajů

Společnost Digitask s.r.o., IČO: 10684395, se sídlem: Dobrovského 664/10, 612 00 v Brně, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 122203 (dále jen „Digitask s.r.o.“), provozuje online portál Digitask (dále jen „Portál“) a je správcem Vašich osobních údajů. Portál slouží zejména jako aplikace pro propojování zájemců o různé digitální služby či nástroje s jejich potenciálními dodavateli. Digitask s.r.o. respektuje právo na ochranu osobních údajů. Pro účely těchto Zásad ochrany osobních údajů označuje termín „Digitask s.r.o.“ společnost Digitask s.r.o., nebo jakékoli jiné osoby společností Digitask s.r.o. ovládané nebo osoby společnost Digitask s.r.o. ovládající nebo osoby ovládané osobou ovládající společnost Digitask s.r.o. Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále rovněž jen „Nařízení“ nebo „GDPR“).

1. Co jsou to osobní údaje?

Osobními údaji” se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Takovou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

2. Jaké údaje o Vás shromažďujeme a jakým způsobem je používáme?

Vaše osobní údaje může Digitask s.r.o. shromažďovat nebo získávat prostřednictvím Portálu, našich internetových stránek, formulářů, aplikací, zařízení či uzavřených smluv. Nejčastěji je poskytnete Digitask s.r.o. přímo vy (např. když Digitask s.r.o. kontaktujete nebo s Digitask s.r.o. uzavřete smlouvu). Digitask s.r.o. s Vašimi osobními údaji nikterak neobchoduje.

2.1. Digitask s.r.o. může při poskytování svých služeb zpracovávat následující osobní údaje:

  • Jméno a příjmení;
  • Datum narození;
  • Adresa trvalého pobytu;
  • Název obchodní firmy, sdružení či jiné právnické osoby;
  • IČO, DIČ;
  • Adresa sídla nebo místa podnikání;
  • Fakturační adresa;
  • Doručovací adresa;
  • Identifikační údaje zástupce, kterou konkrétní osoba určí;
  • Identifikační údaje plátce;
  • Bankovní spojení;
  • Číslo účtu;
  • Emailová adresa;
  • Telefonní číslo (pro nejrychlejší vyřešení případného problému s objednávkou. Telefon neužíváme k marketingovým účelům.);
  • Adresa webu;
  • Logo společnosti;
  • Popis, druh a kategorizace poskytovaných služeb;
  • Fotografie;
  • Kompetence dodavatele, vybraných zaměstnanců či partnerů společnosti;

Výše shromažďované údaje se mohou týkat dodavatelů, odběratelů, jejich vybraných zaměstnanců, zástupců, statutárních orgánů, či obchodních partnerů.

Výše uvedené údaje shromažďujeme již od okamžiku Vaší registrace na Portálu formou vyplnění registračního formuláře. Obsah a struktura shromažďovaných informací je závislý primárně na typu registrovaného subjektu a samozřejmě také na vašem rozhodnutí o tom, jaké z údajů nám poskytnete.

2.2. Podle účelu, pro jaký jsou údaje použity, může být právním základem zpracování osobních údajů:

  • náš oprávněný zájem, kterým může být:
    • zlepšení našich služeb: konkrétně naše obchodní zájmy, abychom lépe porozuměli Vašim potřebám a očekáváním a zlepšili tak naše služby, internetové stránky/aplikace/zařízení ve prospěch klienta. Jedná se o zpracování osobních údajů pro marketingové účely. Digitask s.r.o. zpracovává pouze základní identifikační a kontaktní údaje (nikoli ovšem automatizovaně, s výjimkou provozu Portálu/webové stránky), pokud nabízené služby souvisejí s původně zakoupenými službami a v rozsahu, v jakém můžete legitimně očekávat nabízení podobných služeb; toto nabízení ze strany Digitask s.r.o. je možné kdykoliv ukončit vznesením námitky Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů pro zasílání obchodních sdělení podle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení za podmínek a v rozsahu stanoveném v uvedeném souhlasu; souhlas udělujete vždy zcela dobrovolně a můžete jej kdykoli odvolat, přičemž neudělení nebo odvolání souhlasu nemá žádné důsledky na váš smluvní vztah a na využívání služeb Digitask s.r.o., pro které není tento souhlas potřebný.
    • ochrana našich nástrojů: abychom nástroje, které používáte (naše stránky/aplikace/zařízení), uchovávali zabezpečené a chráněné a zajistili jejich řádné fungování a neustálé zdokonalování.
  • plnění smlouvy - abychom plnili služby, které od nás požadujete.
  • právní důvody - pokud je zpracování vyžadováno zákonem.
  • Váš souhlas - v případě zpracování, které nelze podřadit pod účely uvedené výše, můžeme provádět zpracování na základě uděleného platného souhlasu se zpracováním osobních údajů, který si od Vás vyžádáme.

2.3. E-mailová komunikace směrem k Vám:

Pod e-mailovou komunikaci směrem k Vám spadají dvě hlavní oblasti e-mailů:

  • Nezbytné transakční e-maily jsou takové e-maily, které obsahují nezbytné informace k tomu, aby Váš účet mohl fungovat. Příkladem nezbytných transakčních e-mailů mohou být např. e-maily s odkazem pro reset hesla, e-maily s odkazem potvrzujícím platný e-mail při registraci, e-maily oznamující změnu obchodních podmínek apod. Tyto e-maily není možné vypnout, protože bez nich byste nemohli Portál používat, nebo by bez nich mohlo dojít k porušení smlouvy. Tyto e-maily nikdy neobsahují žádná obchodní sdělení.
  • Ostatní transakční e-maily jsou takové e-maily, které jsou Vám zasílány na základě informací zadaných při vyplnění registračního formuláře. Příkladem takových transakčních e-mailů jsou e-maily s poptávkami odpovídajícími Vámi nabízeným službám či naopak nabídek odpovídajících Vaší poptávce. Pro rozesílání automatizované e-mailové komunikace používáme služby třetí strany jako jsou např. Mailchimp, případně Mandrill (SMTP služba Mailchimpu), Front, apod.
  • Univerzální opt-out ze všech e-mailů: Pro úplné odhlášení z veškeré e-mailové komunikace můžete odeslat e-mail na info@digitask.cz. Na základě Vaší žádosti provedeme odhlášení z veškeré e-mailové komunikace s výjimkou nezbytných transakčních e-mailů. Pokud si nepřejete dostávat ani nezbytné transakční e-maily, je třeba, abychom Váš účet smazali úplně.

2.4. Automatizované rozhodování a profilování

Digitask s.r.o. neprovádí zpracování osobních údajů na základě automatizovaného rozhodování a profilování.

2.5. Kdo má přístup k vašim osobním údajům?

Vaše osobní údaje sdílíme v rámci společnosti Digitask s.r.o. Podle účelů, pro které byly shromážděny, mohou být některé Vaše osobní údaje zpřístupněny dalším subjektům spolupracujícím s Digitask s.r.o., avšak pouze v rozsahu, v jakém je potřebují znát, a je-li to nezbytné, aby Vám byly poskytnuty požadované služby. Vaše osobní údaje mohou zpracovávat jménem Digitask s.r.o. rovněž naši důvěryhodní externí poskytovatelé. Spoléháme na důvěryhodné třetí osoby, které jménem Digitask s.r.o. provádí řadu obchodních činností. Poskytujeme jim pouze informace, které potřebují pro poskytnutí služby, a vyžadujeme, aby vaše osobní údaje nepoužívaly pro žádný jiný účel. Vždy vynakládáme veškeré naše úsilí, abychom zajistili, že všechny třetí osoby, s nimiž spolupracujeme, budou vaše osobní údaje uchovávat zabezpečené.

Služby, které vyžadují zpracování vašich osobních údajů, můžeme svěřit například:

  • právním zástupcům Digitask s.r.o., advokátům, či osobám poskytujícím službu úschovy peněz a listin,
  • osobám, které nám pomáhají při poskytování digitálních služeb,
  • třetím osobám, které Vám mají povinnosti dodat zásilku (např. poskytovatelé poštovních/doručovacích služeb),
  • třetím osobám, které nám pomáhají při poskytování IT služeb, jako jsou poskytovatelé platforem, hostingových služeb, správy a podpory našich databází, aplikací, softwaru, které mohou obsahovat Vaše osobní údaje,
  • Google Analytics,
  • Mailchimp,
  • Hotjar,
  • externí účetní společnosti,
  • iDoklad,
  • POHODA,
  • Airtable,
  • Typeform,
  • Front.

Vaše osobní údaje můžeme sdělit třetím osobám rovněž:

  • Za marketingovými účely poskytujeme Vaše osobní data třetím stranám v minimální možné míře. To však neznamená, že bychom vaše data někomu prodávali nebo je zneužívali. Můžete si pod tím jednoduše představit to, že Vaše e-maily například nahrajeme do e-mailového nástroje Mailchimp nebo je poskytneme relevantní obchodní protistraně v případě, že její poptávka, resp. nabídka, bude odpovídat Vaší nabídce, resp. poptávce.
  • Pokud budeme prodávat jakýkoli závod nebo aktiva; v takovém případě můžeme Vaše osobní údaje sdělit potenciálnímu kupujícímu tohoto závodu či aktiv. Pokud bude Digitask s.r.o. či nějaká část jeho aktiv odkoupena třetí osobou, jsou osobní údaje jeho klientů týkající se těchto aktiv, které má v držbě, jedním z těchto aktiv. V takovém případě zpracovává Vaše údaje v případě potřeby kupující, který jedná jako nový správce osobních údajů, a zpracování vašich osobních údajů se řídí jeho zásadami ochrany soukromí.
  • Máme-li povinnost sdělit nebo sdílet Vaše osobní údaje za účelem splnění zákonné povinnosti nebo za účelem prosazování nebo uplatňování našich podmínek užívání/prodeje či jiných podmínek, s nimiž jste souhlasili, nebo na ochranu práv, majetku či bezpečnosti Digitask s.r.o., našich klientů či zaměstnanců.
  • Máme-li k tomu Váš souhlas, nebo pokud nám to povoluje zákon.

Vaše osobní údaje nenabízíme ani neprodáváme.

2.6. Kde vaše osobní údaje uchováváme a jak je zabezpečujeme?

Pro zajištění bezpečnosti a důvěrnosti osobních údajů, která je pro Digitask s.r.o. mimořádně důležitá, tato využívá technická a organizační opatření zejména na ochranu před neoprávněným přístupem k údajům a jejich zneužitím, zajištění bezpečnosti našich IT systémů i obnovu dat v případě incidentu. Kde je to vhodné, využíváme na ochranu Vašich osobních údajů šifrování. Všechna opatření pravidelně vyhodnocujeme a aktualizujeme.

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. Za účelem ochrany dat máme nastavený bezpečnostní mechanismus zahrnující technická, organizační a personální opatření a stejnou úroveň ochrany požadujeme také od našich zpracovatelů. Digitask s.r.o. se za tímto účelem řídí vnitřní směrnicí k nakládání s osobním údaji.

Údaje, které o vás shromažďujeme, jsou předávány zejména osobám nacházejícím se uvnitř Evropského hospodářského prostoru („EHP“). V případě Vašeho zájmu Vám na vyžádání poskytneme seznam zpracovatelů, kterým mohou být nebo byly Vaše osobní údaje předány.

V důsledku používání Airtable a Mailchimp dochází k předání osobních údajů do USA, a to na základě výslovného a informovaného souhlasu (dle čl. 49 odst. 1 písm. a) GDPR).

2.7. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze tak dlouho, dokud je potřebujeme pro účel, za kterým jsme je obdrželi, abychom vyhověli Vašim potřebám nebo splnili své právní povinnosti.

Některé osobní údaje můžeme uchovávat, abychom splnili své právní nebo správní povinnosti a rovněž mohli spravovat naše práva (například domáhat se svých nároků u soudů), nebo pro statistické účely či účely uchovávání historie.

Pokud již vaše osobní údaje nepotřebujeme použít, jsou z našich systémů a záznamů vymazány nebo anonymizovány, aby vás již nebylo možné identifikovat.

3. Odkazy na stránky třetích osob

Portál, naše internetové stránky a aplikace mohou průběžně obsahovat odkazy na internetové stránky třetích subjektů (např. Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn). Pokud kliknete na kterýkoli odkaz na kteroukoli z těchto stránek, upozorňujeme, že tyto internetové stránky používají vlastní zásady ochrany soukromí a že za tyto zásady neneseme žádnou odpovědnost. Tyto zásady si přečtěte před tím, než na těchto internetových stránkách vyplníte jakékoli osobní údaje.

4. Soubory cookies

Cookies jsou malé datové soubory, které jsou nezbytné pro správnou funkci stránek www.digitask.cz, a které proto umísťujeme do počítače uživatele, tak jako většina internetových stránek. Jedná se o textové soubory, které internetové stránky ukládají do počítače uživatele nebo mobilního zařízení v okamžiku, kdy tyto stránky uživatel začne využívat.

Stránky si tak na určitou dobu zapamatují úkony a nastavení, které na nich uživatel provedl.

V případě nesouhlasu s používáním cookies a údajů získaných prostřednictvím našich internetových stránek, které využívají technologie cookies, má uživatel možnost:

  • zablokovat používání technologie cookies příslušným nastavením svého internetového prohlížeče nebo jiného počítačového programu (tj. uživatel nastaví svůj internetový prohlížeč nebo jiný počítačový program tak, aby blokoval, resp. zakazoval/nepovoloval, použití technologie cookies); nebo
  • (b) uživatel může svůj souhlas i bezplatně odvolat, a to buď prostřednictvím zaslání emailu na adresu: info@digitask.cz, dopisem na adresu Digitask s.r.o.

Cookies jsou v souladu s účinnou legislativou smazány vždy nejpozději do 13 měsíců; lhůta počíná běžet od posledního využití cookies.

5. Vaše práva a možnosti

Digitask s.r.o. respektuje vaše právo na ochranu soukromí: je důležité, abyste měli nad svými osobními údaji kontrolu, a proto bychom Vás chtěli informovat, že v souvislosti s ochranou osobních údajů máte tato práva:

Vaše právo Co to znamená a jak ho uplatnit?
Právo být informován Máte právo získat jasné a jednoduše srozumitelné informace o tom, jakým způsobem Vaše osobní údaje používáme a jaká jsou Vaše práva. Základní informace poskytujeme v těchto zásadách. V případě jakýchkoli dalších dotazů nás neváhejte kontaktovat.
Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup k osobním údajům, jež o Vás máme k dispozici (s výhradou určitých omezení).

Můžeme účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. Zjevně neopodstatněné, zbytečné nebo opakující se požadavky nemusí být zodpovězeny.

Za tímto účelem nás kontaktujte pomocí kontaktních údajů uvedených níže.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo, aby byly Vaše osobní údaje byly vždy aktuální. Pokud tomu tak není, máte právo, aby Vaše osobní údaje byly opraveny, jsou-li nesprávné nebo zastaralé, případně doplněny, jsou-li neúplné.

Za tímto účelem nás kontaktujte pomocí kontaktních údajů uvedených níže.

Právo na výmaz osobních údajů a právo být zapomenut

V některých případech máte právo, aby byly Vaše osobní údaje smazány. Dovolujeme si Vás však upozornit, že toto právo není absolutní, neboť pro uchovávání vašich osobních údajů můžeme mít právní nebo oprávněné důvody.

Pokud byste chtěli, abychom Vaše osobní údaje smazali, kontaktujte nás pomocí níže uvedených kontaktních údajů.

Právo odmítnout přímý marketing, včetně profilování a automatizovaného rozhodování Digitask s.r.o. v současné době neprovádí automatizované rozhodování ani profilování. Pokud by se tak v budoucnu stalo, máte právo kdykoli odhlásit odběr přímých marketingových sdělení, nebo odmítnout jakékoli automatizované rozhodování nebo profilování.
Právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním údajů s předchozím souhlasem Jak již bylo uvedeno výše, k některému zpracování osobních údajů, potřebuje Digitask s.r.o. Váš souhlas. Tento souhlas máte právo odvolat. Pokud byste tak chtěli učinit, kontaktujte nás prosím pomocí níže uvedených kontaktních údajů.
Právo odmítnout zpracování na základě oprávněných zájmů Jak již bylo uvedeno výše, k některému zpracování osobních údajů dochází na základě oprávněného zájmu, takové zpracování máte možno kdykoli odmítnout. Pokud byste tak chtěli učinit, kontaktujte nás prosím pomocí níže uvedených kontaktních údajů.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu Máte právo kontaktovat příslušný dozorový úřad, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, a podat stížnost proti postupům Digitask s.r.o. týkajícím se ochrany údajů a soukromí. Neváhejte nás před podáním jakékoli stížnosti kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktních údajů.
Právo na přenositelnost údajů Máte právo své osobní údaje přesunout, zkopírovat je nebo předat z naší databáze do jiné. To se vztahuje pouze na údaje, které jste poskytli v případě zpracování založeného na smlouvě či na vašem souhlasu a jejichž zpracování je provedeno automatizovanými prostředky.
Právo na omezení zpracování

Máte právo požádat o omezení našeho zpracování vašich osobních údajů. Tímto právem se rozumí, že naše zpracování vašich údajů je omezeno, takže je můžeme uchovávat, ale nebudeme je dále používat nebo zpracovávat.

Použije se v omezených případech uvedených v GDPR, přičemž těmito případy jsou:

  • subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit,
  • je zpracování protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
  • správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování na základě oprávněných zájmů správce osobních údajů, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
Právo deaktivovat soubory cookies

Máte právo deaktivovat soubory cookies.

Řada souborů cookies se používá na podporu použitelnosti nebo funkčnosti internetových stránek/aplikací; jejich deaktivace Vám proto může bránit v používání určitých částí našich internetových stránek/aplikací.

Pokud si přejete omezit nebo blokovat veškeré soubory cookies, které se spouští na našich internetových stránkách/v našich aplikacích (což Vám může bránit v používání určitých částí našich stránek) či na jakýchkoli jiných internetových stránkách/aplikacích, můžete to provést v nastavení svého prohlížeče.

7. ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vyhrazujeme si právo tyto Zásady ochrany osobních údajů kdykoli změnit. Na všechny změny však budete upozorněni oznámením nového data poslední změny v horní části zásad ochrany osobních údajů, přičemž od Vás budeme potřebovat souhlas s těmito změnami.

8. KONTAKT

Pokud máte jakékoli dotazy či připomínky týkající se způsobu, jak nakládáme s vašimi osobními údaji a jak tyto údaje používáme, nebo byste chtěli uplatnit kterékoli z vašich výše uvedených práv, kontaktujte nás, prosím na emailové adrese info@digitask.cz nebo dopisem zaslaným na adresu našeho sídla uvedenou na začátku tohoto dokumentu.