Už vás nebaví řešit hromady papírů ve vaší kanceláři? Se správnými nástroji a aplikacemi můžete přejít na bezpapírovou práci a zjednodušit své podnikání. To znamená, že už žádné kartotéky přeplněné papíry nebo stohy dokumentů, které je třeba třídit, archivovat nebo skartovat. Místo toho budete mít vše, co potřebujete k bezproblémovému chodu firmy, snadno dostupné a uspořádané. 

Přínosy bezpapírové kanceláře

Přechod na bezpapírovou kancelář má pro velké i malé podniky mnoho výhod.

1. Šetří čas zefektivněním procesů, jako je fakturace, mzdy, sledování objednávek a obsluha zákazníků.

2. Pomáhá uvolnit fyzický prostor, který by jinak zabíraly kartotéky nebo jiná řešení pro ukládání všech šanonů a archivačních krabic.

3. Snižuje také náklady spojené s tiskem a ukládáním dokumentů a také poštovné za rozesílání tištěných kopií.

4. Přechod na digitální správu dokumentů usnadňuje zaměstnancům spolupráci na projektech z libovolného místa, protože soubory lze okamžitě sdílet online.

Oblasti, kde začít s digitalizací

Existuje mnoho nástrojů a aplikací, které vám pomohou rychle a snadno přejít z papírové na digitální správu dokumentů. Základní oblasti rozdělíme do třech částí. 

Cloudové úložiště

Cloudové úložiště se čím dál více stává nezbytností pro firmy, které chtějí digitalizovat své procesy. Tato moderní technologie umožňuje ukládání a zpracování dat vzdáleně, čímž se zvyšuje efektivita a produktivita práce. Firmy mohou snadno sdílet a přistupovat ke svým souborům z jakéhokoli místa na světě, což je v dnešním globalizovaném světě zásadní. Navíc cloudové úložiště šetří náklady na výrobu a údržbu hardwaru, který by byl nutný pro ukládání dat lokálně. Pro firmy, které chtějí ušetřit čas a peníze a zvýšit efektivitu svých procesů, je cloudové úložiště ideální řešení.

Správa dokumentů

Software pro správu dokumentů neboli Document Management System (zkráceně DMS) se stává stále významnějším nástrojem pro efektivní řízení podniku. Umožňuje uživatelům sledovat dokumenty v reálném čase a zajistit tak, aby byly všechny potřebné dokumenty vždy aktuální a důvěryhodné. Pro organizaci je to důležité, protože umožňuje rychlou výměnu informací mezi různými úrovněmi společnosti a mezi různými odděleními. Za použití softwaru pro správu dokumentů, mohou manažeři sledovat postup pracovních skupin a ujistit se, že jejich týmy pracují na správných úkolech včas. To pomáhá organizaci řídit svůj rozvoj, posilovat svou pozici na trhu a dosahovat svých cílů.

Elektronický podpis

Platformy pro elektronický podpis umožňují uživatelům podepsat dokumenty a smlouvy online, bez nutnosti tisknout a posílat je fyzicky. Tento proces přináší mnoho výhod, jako například úsporu času, nákladů a snížení zátěže pro životní prostředí. Elektronický podpis rovněž umožňuje uživatelům podepisovat dokumenty vzdáleně, což zlepšuje produktivitu a efektivitu práce. Funkce platformy pro elektronický podpis jsou intuitivní a snadno ovladatelné, což umožňuje uživatelům dokončit proces podpisu během několika minut. 

Další nástroje pro digitalizaci vaší firmy

Existují i další nástroje, které vám mohou pomoci se významně přiblížit bezpapírové kanceláři:

– Nástroje pro vytěžování dat již z existujících papírových dokumentů;

– generátor faktur, který umožňuje uživatelům odesílat faktury na několik kliknutí i z mobilu;

– a software pro řízení lidských zdrojů, který firmám usnadňuje správu dat zaměstnanců na jednom místě.

S využitím správných nástrojů a aplikací se můžete navždy rozloučit s papírovými procesy! Přechod na bezpapírové dokumenty je efektivní způsob, jak ušetřit čas a peníze a zároveň zefektivnit provoz, takže vaše firma může fungovat jednodušeji než kdykoli předtím – díky čemuž se můžete věnovat tomu, co je skutečně důležité.

Pokud jste připraveni vrhnout se do života bez papírů, je nyní ideální čas prozkoumat všechny možnosti, které máte k dispozici. a Digitask je tu pro vás, aby vám pomohl najít cestu, která bude perfektně fungovat vám.